# Registr smluv ## Cíl: Stabilní systém který se uživatelům intuitivně ovládá a splňuje pravidla ochrany osobních údajů. Smlouvy se dají vyhledat i podle parametrů. ## Parametry aplikace - Přihlášení na základě pirátské identity. - Pravomoce možné natavovat v budoucnu i dle členství ve skupině nebo týmu. (Nutné ješte probrat i s Honzou B. - AO nastaví parametry skupin.) - Vkládání smluv pomocí inteligentního formuláře kde se budou vyplnovat i parametry smlouvy (metadata) a který bude provádět procesem a kontrolovat úplnost. - Předvyplňování parametrů dle IČO - Předvyplňování parametrů strany, tahání struktury Pirátů - Vyhledávání podle parametrů a jejich kombinací. (Jméno, běžící/neběžící smlouva, centrála/kraj, typ smlouvy, rozsahu termínů, ...) - Fulltextové vyhledání podle názvu smluvních stran, IČO, ... - Všechny dodatky a přílohy (subkontrakty) jedné smjlouvy dohromady se smlouvou. - Ukládání všech smluv i v neanonymizované formě, ale uveřejňování pouze anonymozované verze. (Dokumenty-soubory; separátní datová kategorie - váží se ke kontraktu, mají název, krátký popis a informaci o veřejnosti) - Napojení Na Piroplácení - Pasivní - do záměru na přehled plnění - Aktivní - pro založení žádosti o proplacení, která se předvyplní. ## Parametry smluv Smlouvou rozumíme libovolný právní kontrakt jako sociální (právní) konstrukt, který mezy sebou písemně uzavřou strany kontraktu. Smlouva je zpravidla zachycena písemně, v listinné podobě na papíře. (Dokument). Dokumenty fyzicky skladujeme ve spisovně v sídle strany, výjimečně na jiných bezpečných místech. Smlouva se může sestávat z různých souvysejících částí (Přílohy) nebo být písemně doplňována a upravována dalšími ujednáními (Dodatky). Souhrnně Dodatky. Smluvních stran může být více než 2(libovolný počet), je potřeba mít možnost zadat všechny Nepovinné - nemusí být vyplněn Povinné - zadá zadavatel Povinné při schválení - může doplnit až schvalovatel * Typ smlouvy - (Koaliční, NDA, DPP, DPČ, HPP, Příkazní smlouva, Smlouva o dílo, ... - potřeba domluvit typy i s Kanceláří a PO) * Oddělená tabulka, cizí klíč * Veřejné * Povinné při schválení * Smlouva může mít více typů * Obsahuje NDA <- předělat jako jeden ze smluvních typů * Boolean * Veřejné * Nepovinné * Číslo smlouvy/ spisová značka * Krátký text * Veřejné (?) * Nepovinné * Typ smlouvy (multiple) * Veřejné * Tagy z číselníku * Rámcové smlouvy, Zadávání zakázek (TO), Dohodáři (DPP, DPČ), pracovní smlouvy, Výkon funkce, NDA (dva druhy), Osvědčení o funkci, Pověření o zastupování, Dodavetelské smlouvy, Smlouvy s 1. pirátskou, Zápůjčky, Nájemní smlouvy, Dodávky energií, Pojištění, Politická, koaliční, Prohlášení, koaliční povolební... * Naše strana (Tohle chce technicky dořešit) * Odkaz na Naše smluvní strany * Veřejné * Boolean <- automaticky načte Název, Adresu a IČ strany * Nepovinné - pokud zadavatel nazada stranu Prompt, jestli si je jistej * Datum podpisu * Veřejné * Nezadávat, Vypočteno jako poslední datum podpisu všech stran * Začátek účinnosti (<- potřebuju s právním týdnem probrat, jestli nás zajímá platnost nebo účinnosrt a co budem implementovat) * Povinné * (Datum posledního podpisu nebo vyznačené ve smlouvě) * Konec účinnosti * Nepovinné, Veřejné * Řídí "platnost" smlouvy ve výpisech <- nesměšujme platnost a účinnost * Smlouvu vložil * sso_id, jméno dle pirátské identity * Neveřejné * Stav kontraktu (Dořešit s právníkem) * platný, účinný, ukončený?? * Stav zpracování * Řídí uveřejnění smlouvy jako celku * Stav dokumentu * Proscesní stav, který říká, kde máme fyzický papír * Uložená, Odeslaná, Ztracená? - asi vyplyne praxí * Místo uložení * Výběr z číselníku - odeslaná, uložená, ke skartaci, skartovaná * Možnosti: V přepravě, Viz poznámka a Centrální spisovna * Dokumenty * Soubor * Veřejnost/Neveřejnost souboru * Název/Popis * Dodatky * Podsmlouvy * Nahrání dodatku by mělo dát možnost změnit některé parametry původního kontraktu * Uveřejnění schválil/zamítl * sso_id, jméno dle pirátské identity * Neveřejné * Povinné * Komentář k zamítnutí * Neveřejné * Odkaz na výběrové řízení * Nepovinné, Veřejné * URL * Odkaz na schválení * Nepovinné, Veřejné (Řídit povinnost podle typu) * URL * Primárně pro koaliční smlouvy apod. * Číslo smlouvy * Normálně přístup k sekvenci * Problémy * Tagy (definuje správce) * Lze podle nich filtrovat * Rekapitulace * Nepovinné * Veřejné * Např. pro zanesení ústních objednávek * Hlavní smlouva - pro dodatek * Veřejné * Dodatek má odkaz na hlavní smlouvu * Hlavní smlouva - pro objednávku u rámcové smlouvy * Veřejné * Dílčí smlouva má odkaz na hlavní smlouvu * Odhad nákladů * Celkové, Roční, Měsíční, Hodinové * Veřejné * Ve výpisu pro přehlednost jen nejvyšší vč. jednotek (př. 250 000 / rok) * Záměr * Odkaz do piroplácení * Nepovinné, Veřejný * Uložení * Údaj ze seznamu spisoven * Neveřejné * Vybírá správce * Povinné v závislosti na stavu ### Smluvní strana * Typ (možná neexistuje, dělá logiku při zadávání) * Veřejné * Povinné * Práti, Právnická osoba, Fyzická osoba, ¨Volební strana" * Jméno/Název právnické osoby * Veřejné * Povinné * Role * Veřejné * Věci jako nájemnce, pronajímající, kandidát... * Adresa/sídlo * U fyzické osoby veřejná pouze obec a stát * U ostatních veřejné * IČO * Možné a Povinné u Právních stran * Datum narození * Datum narození, možné a povinné u Fyzických osob, veřejný jen rok * Za stranu podepsal (Zástupce) * Jméno + Funkce * Veřejné * Nepovinné * Povinné pro Piráti * Datum podpisu * Veřejné * Povinné * Organizační složka (organizace) * Veřejné * Možné jen u Právních osob * Povinné pro Piráti ### Poznámky pod smlouvou Neveřejné * Autor (sso_id, jméno) * Datum a čas * Text (markdown) ### Přílohy smlouvy Anonymizované jsou veřejné, pokud je uveřejněna smlouva * Anonymizovaná (boolean) * Místo uložení fyzické listiny (odkaz na spisovnu) ### Spisovny Oddělená tabulka se spisovnami Spravuje správce systému * Název * Odpovědná osoba ### Naše smluvní strany Veřejné * Název * Sídlo * IČO * Barvička * Pro dekoraci výpisů a detailů ## Role a oprávnění - Čtenář - přístup bez Pirátské ID, veřejnost, vidí jen anonymizované smlouvy ve veřejném rozhraní. - Vkladatel - může smlouvy vkládat. Kdokoliv s identitou. Může před uveřejněním smlouvy upravit parametry smlouvy. Vidí jenom své, nezveřejněné/nezamítnuté smlouvy. - Schvalovatel smluv - kontroluje správnost smlouvy a schvaluje ji před uveřejněním. Může před schválením smlouvy upravit paramatry smlouvy. Vidí i neanonymizované přílohy. - Správce registru - Přiděluje oprávnění uživatelům. Maže (s promptem). Upravuje údaje Strany, Strukturu, Kategorie smluv a seznam úložišť. ## Proces tvorby 1) Základní verze 2) Předání k používání 3) Starý nastavit view only 4) Řešit migraci dat --- ## Podklady od Lucie (Kancelář, současný správce registru) 1) Změna úložiště a) Nestabilní a externí systém githhub Komplikovaná kontrola přístupových práv, nebezpečí v případě přihlašování jinou cestou než přes pirátskou identitu. b) Špatná kontrola dat, v případě špatně provedené anonymizace, jsou zveřejňována nestabilní data, takže někdy se projeví změna, někdy ne. Což má za následek plného zveřejnění dat na smlouvy.pirati.cz a je to porušení GDPR c) Nestabilní přidávání více příloh na jednu smlouvu. Což způsobuje chaos, protože dodatky jsou nahrávány jako samostatný dokument a registr je zaplaven hromadou dodatků č.1 u kterých se velmi špatně orientuje, ke které smlouvě jsou uzavřeny. d) Nestabilní propisování smluv V případě většího počtu smluv se na smlouvy.pirati.cz propisuje postupně celý balík, takže dokud není propsaná poslední smlouva z pěti, není viditelná 1-4. e) Nestabilní úložiště Jsou případy, kdy je po kontrole propsání smlouva v pořádku, ale pravděpodobně (v tomhle se pouze domnívat, protože nemám dostatečné technické znalosti) vlivem aktualizace nebo update github dochází, že dříve propsaná smlouva se zobrazuje bez přílohy nebo vůbec. 2) Formulář na webu smlouvy.pirati.cz a) Neumí pracovat s větším počtem rozhraní V případě že do kolonky "Datum narození" vyplní koordinátor celé datum narození, je zveřejněno u smlouvy celé datum narození, takže dochází k porušení GDPR. Pokud vyplní jen rok a ještě je datum skryto na nahrané smlouvě (anonymizováno dle GDPR), lze údaj ověřit jen na papírovém originále smlouvy. Navržená změna: Je potřeba vytvořit několik rozhraní, takže se pak budou vyplňovat plná data a nahrávat originály smlouvy, ale na smlouvy.pirati.cz se budou data propisovat v souladu s GDPR. A vznikne díky tomu full záznam v registru smluv, ale transparentní web smlouvy.pirati.cz bude veřejnosti poskytovat jen data v souladu s GDPR. 3) Registr smluv jako systém: a) Neumí kontrolovat platnost smluv a po skončení platnosti smlouvy zůstává smlouva platná, protože lidským zdrojem je šance to uhlídat jen na fulltime úvazek. V důsledku toho má jedna osoba i pět aktivních smluv. b) Neumí kontrolovat dodatky V důsledku toho existuje k jedné smlouvě 5 dodatků č.1 c) Neobsahuje seznam šablon pro vytvoření smluv Působíme neprofesionálně, protože jednat používáme při uzavírání smluv staré logo, ale v důsledku použití starého typu smlouvy není šance uhlídat, zda jsou v pořádku i odkazy na zákony, které mohou být novelizovány, což se v případě občanského zákoníku děje poměrně často. d) Neobsahuje návrh smlouvy Kdybychom měli tuhle funkci, věděla by kancelář strany nebo Personální odbor o každé vznikající smlouvě a byl v agendě smluv jednotný systém. e) Nemáme registr objednávek S úpravou registru smluv mám vypracovaný požadavek i na vznik registru objednávek, který je dlouhodobě poptávám Mikulášem Ferjenčíkem a který by se párovat s uzavřenou smlouvou, na základě poptávkového nebo výběrového řízení. f) Nemáme anonymizační nástroj Já osobně jako správce používám Adobe Pro, který ale stojí ročně 10800,-. Přičemž by bylo jednoduché vytvořit tenhle nástroj jako součást registru smluv. Takže koordinátoři nejčastěji anonymizují s pomocí přiložených lístečků, které zakrývají část textu.